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Riesgos

Todo proyecto siempre es susceptible de desviarse en tiempo, presupuesto o no cumplir las expectativas del usuario final. Y por ello, debemos de tratar siempre de prevenir cualquier tipo de problema que pueda existir, o lo que es lo mismo anticiparnos a los problemas.

Según un estudio de Boston Consulting Group, la mayoría de los proyectos de tecnología no cumplen con las expectativas de los usuarios  y acaban costando más del presupuestos previsto, y en ocasiones aún a costa del presupuesto los proyectos no se entregan en tiempo. Por normal general, cuanto mayor sea el proyecto, mayor riesgo existe en el mismo ya que la probabilidad de acotar el alcance del mismo es proporcional a la incertidumbre el proyecto.

Riesgos

La realización de un buen plan de riesgos en la fase previa al proyecto, y durante la vida del mismo, así como destinar una parte de presupuestos a efectuar una gestión activa puede evitar que éstos se transformen en problemas. Aunque no todos los riesgos podremos eliminarlos, ser conscientes de ellos ya es un paso importante.

“Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo” Albert Einstein

Pero en esta gestión de riesgos no podemos quedarnos en la parte superficial:

  • Objetivos poco realistas para el alcance

  • Requisitos poco claros

  • Problemas de recursos para la ejecución o la dirección del proyecto

  • Bajo interés de parte de los interesados en el proyecto

  • Imposibilidad de dar una planificación de bajo nivel

  • Etc…

Debemos hacer siempre un enfoque lo más minucioso posible. Cuando estamos en fases previas al proyecto, generar una tormenta de ideas donde participen personas con diferentes roles suele ser una buena fórmula. Otra forma de enfocarlo es haciendo el supuesto de que el problema ya se ha materializado, y hacer una retrospectiva de cómo se ha llegado a él y que podríamos haber hecho para evitarlo. 

Todos ellos deben de llevar asociados una acción que nos permita evitar que el riesgo se convierta en un problema. Por supuesto, aunque no siempre es posible efectuarlo, todo riesgo debe de ser cuantificado ya que esto nos permitirá valorar el impacto en nuestro proyecto, y cualificados según la probabilidad de que estos ocurran.

Riesgos

Una vez que dispongamos de todos los riesgos, debemos efectuar una gestión de los mismo. Para ello disponer de una Excel donde registrarlos y poder agruparlos es fundamental:

  • Categorizar: identificar al grupo al que pertenecen: Requisitos, pruebas, planificación, infraestructura ....

  • Describir: efectuar una descripción lo más detallada posible del riesgo.

  • Cómo identificarlo: describir los síntomas del riesgo.

  • Planes de acción a llevar a cabo para evitarlo.

  • Fechar el momento de sus detección, ya que durante el ciclo de vida del proyecto aparecerán nuevos riesgos.

  • Estado en el que están. Inicialmente todos estarán en estado abierto, pero se mitigaran o se reabrirán.

  • Indicar la probabilidad de que estos ocurran.

  • Indicar el impacto que tendrán en caso de que ocurran.

  • Cuantificar en esfuerzo o presupuesto su impacto. 

  • Asignar el responsable de que ese riesgo. Existirán riesgos que no estará en nuestra mano mitigarlos, y debemos trasladarlo a los responsables que correspondan. Nuestro deber será monitorizarlo para garantizar que se están tomando las medidas correspondientes.

  • Indicar las acciones a tomar sobre los riesgos. La acciones las podemos clasificar en: Mitigar, Monitorizar, Evitar o Transferir.

Riesgos

“Si planificar es caro, imagínate el precio de la improvisación”

El seguimiento de cada uno de los riesgos es fundamental. Según sea el tipo de proyecto y la magnitud del mismo el enfoque puede variar, así como el equipo dedicado a ello. Es una buena práctica efectuar un seguimiento semanal donde se dónde se revisen los riesgos ya detectados y los nuevos que hayan surgido durante la semana en curso. Y por supuesto se tomen las medidas oportunas para mitigarlos.

Dentro de estos seguimiento, una imagen suele valer más que mil palabras por lo que una forma de presentarlos puede ser la siguiente.

Riesgos

Y recuerda, una gestión de riesgos no garantiza el éxito de los proyectos, pero sin ella tienes una alta probabilidad de no conseguirlo.

“Cuando no sabemos a qué puerto nos dirigimos, todos los vientos son desfavorables” Seneca

 

Gracias por leerme, y espero que te haya ayudado y aportado. Si te ha gustado el post no olvides dejar tu comentario, y te quedaría agradecido si lo compartieses.

Muchas Gracias!

Miguel Ángel López | @malopezmunoz

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